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如何确保实验室管理评审的有效性

发布时间:2019-07-15 作者:张平 来源:中国计量杂志 浏览:1172

管理评审是最高管理者为评价管理体系的适宜性、充分性和有效性所进行的活动,JJF1069-2012《法定计量检定机构考核规范》中明确规定实验室的执行管理层须按照预定的日程表和形成文件的程序,定期对机构的管理体系以及检定、校准和检测活动进行评审,以确保其持续的适宜性、充分性和有效性,同时也给出了管理评审须考虑的内容。


实际工作中,执行该考核规范的实验室均进行了管理评审,但是其有效性并不能保证。因为有些实验室进行管理评审时,由于体系运行不是很正常,平时的质量活动没有按要求留下客观证据或没有按规定的要求运行,所以缺乏真实客观的输入材料,而是临时编造一些内容放入管理评审报告中应付审核。另外,有些实验室对进行管理评审的目的、方法也不够理解, 最终使得实验室的管理评审成为了一种形式,根本起不到应有的实效。如何才能确保实验室管理评审的有效性?按照JJF1069-2012并结合实际情况,须做好以下四个方面的工作。


一、管理层必须对该项工作足够重视


质量管理八大原则中最重要的一条是领导的作用。事实上,在实验室质量管理体系运行中,领导的作用是主要的,是其他成员无法替代的,只有管理层重视了,实验室体系才能正常有效地运行,才能确保管理评审具有真实有价值的输入内容,才能实现管理评审的有效性,否则,就会使得管理评审变成空中楼阁,无内容可以评审,最终形成的管理评审报告充其量是人为创造的表面文章而已。


二、管理评审程序规范,输入内容全面具体


管理评审的程序为:管理评审的输入→对输入的内容进行评审→管理评审的输出→改进。


管理评审的输入内容一般有以下几个方面:政策和程序的适宜性;总体目标的实施结果;管理和监督人员的报告;近期内部审核的结果;纠正措施和预防措施;由外部机构进行的评审;计量比对或能力验证结果;工作量和工作类型的变化;顾客反馈;投诉;改进的建议;其他相关因素,如质量控制活动、资源以及员工培训。


三、责任人各负其责,准备输入材料,参与管理评审


各类管理评审输入材料的责任人和内容一般情况为:


1.《政策和程序的适应性报告》一般可以由质量负责人完成。质量负责人可以根据实验室体系运行过程中,实验室工作人员具体工作的效率、检测结果的准确性、客户的反映、出现的问题等初步判定政策和程序的适应性。


2.管理和监督人员的报告,其主要内容一般为:实验室工作人员是否按标准进行检验;是否按要求操作检测设备;检验记录是否完整规范;样品是否按规定管理;使用标准是否有效;新进人员的技能;容易对检测结果产生影响的过程控制。该项检查应该按照各实验室制定的时间间隔进行,而非仅仅在管理评审前突击进行。该工作应该由实验室指定的监督人员将每次分别进行的情况汇总提交管理评审。


3.一般的安排是管理评审在内部审核之后进行,内审报告即内审的情况提交给管理评审。该工作一般由内审员完成。


4.关于纠正与预防措施的记录,在体系运行的整个过程中,只要出现问题,均可能产生纠正与预防措施的记录。一般常见的有内审中发现的不符合项或其他问题(不符合项已在内审报告中体现), 监督检查中发现的问题(可能已在实验室监督人员的检查报告中),检测工作中的失误,顾客的反映等。该工作一般由技术负责人完成。


5.外部机构的评定意见主要有第二方(客户或客户委托)、第三方的监督考核等。该工作一般由质量负责人完成。


6.与其他实验室比对结果,主要有上级部门组织的实验室间比对或者是同类实验室之间的比对等。该工作一般由技术科组织完成。


7.工作类型和工作量的变化,该工作一般由实验室负责人完成。


8.总体目标的实施结果,该工作一般由质量负责人对实验室的目标进行检查、统计,确定目标是否达到,并作初步评价。


9.客户反馈和投诉,该项工作平时应指定专人收集客户反馈意见,实验室每个工作人员都可能得到顾客的反馈信息,应及时把信息汇集给收集人。对于客户投诉,应及时向实验室负责人汇报处理情况,作为输入。


10.其他方面,包括每个参加管理评审的人员对体系运行的看法、改进意见、遇到的实际问题等。


总之,管理评审的输入可以从上述各方面考虑,并应从实际出发,有多少内容就输入多少内容,没有必要凑数字。


四、认真实施管理评审,跟踪落实改进措施


1.依据管理评审输入材料,全面评价实验室质量体系状况


由最高管理者主持管理评审会议,从分析管理评审的输入信息着手确认整个体系的适宜性,判定实验室所规定的质量方针、目标的实现情况,从中汇总实验室质量管理体系所存在的问题,并找出与顾客所要求的服务之间的差距,确定人力物力财力等方面所需的调整,方针、目标是否需要更新等情况。


2.确保管理评审输出充分有效


针对上述管理评审输入进行的管理评审,管理层应确定:管理体系需要改进之处,顾客所需服务的改进之处,资源方面的添置和调配,以及质量方针、目标的更新等。


3.落实改进措施,验证其有效性


对于管理评审的输出即体系需改进之处,必须采取相应的措施进行纠正和预防,并且对这些措施的效果进行跟踪验证,观察其是否达到改进的目的。对于暂时无法改进的问题,可以排出时间表,并在以后对其效果进行验证。


总之,管理评审是确保实验室质量体系持续有效运行的重要保证。在实际工作中,只有领导重视、输入内容全面、各部门分工明确、整改措施落实到位,才能确保实验室管理体系的有效性,并不断优化体系, 提高体系的适宜性、充分性和有效性。

本文刊发于《中国计量》杂志2019年第6期

作者:山西省阳城县质量技术监督检验测试所 张平

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